1. Principio guida
Vidima utilizza l’AI come tecnologia assistiva: l’AI prepara, l’utente verifica, l’azienda approva. Nessuna risposta destinata a buyer o terzi dovrebbe essere inviata senza revisione umana e senza controllo delle evidenze disponibili.
2. Funzioni AI previste
Le funzioni AI possono includere OCR, estrazione campi, classificazione documentale, sintesi, rilevazione scadenze, suggerimento di risposte, collegamento a fonti documentali e generazione di draft per questionari di qualifica.
3. Trasparenza e fonti
Ogni output rilevante dovrebbe indicare fonte, documento, data, campo estratto e livello di confidenza ove disponibile. Quando una risposta non è supportata da evidenze sufficienti, il sistema deve segnalarlo e richiedere integrazione o revisione manuale.
4. Limiti e divieti
L’AI può commettere errori, interpretare male scope certificativi, date, organismi, tabelle o documenti scansionati. Non deve essere usata per produrre dichiarazioni false, sostituire consulenze professionali, aggirare requisiti buyer o certificare elementi non presenti nelle evidenze.
5. Governance secondo AI Act
La piattaforma è progettata secondo un approccio risk-based, con attenzione a trasparenza, supervisione umana, accuratezza, sicurezza, logging e informazione agli utenti. La classificazione definitiva degli specifici sistemi AI utilizzati deve essere riesaminata in base alla configurazione tecnica, al provider, al caso d’uso e all’evoluzione normativa.
- Identificazione delle funzioni AI attive e dei relativi provider.
- Controllo umano prima dell’uso esterno degli output.
- Tracciamento delle modifiche e delle approvazioni.
- Informazione chiara agli utenti quando contenuti o bozze sono generati con AI.
6. Dati e addestramento
In assenza di consenso o accordo specifico, i documenti dei clienti non devono essere usati per addestramento generalizzato di modelli terzi. Gli eventuali trattamenti per miglioramento, test o qualità devono essere documentati, minimizzati e compatibili con gli accordi contrattuali.
Prima del go-live definitivo il set legale deve essere validato rispetto a stack produttivo, contratti, flussi dati, hosting, SMTP, provider AI/OCR, cookie e condizioni commerciali effettivamente attivati.